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Die Gründungsvoraussetzungen einer polnischen GmbH
Die einzelnen Voraussetzungen für die Gründung einer GmbH in Polen (Spolka z o.o.) sind im Art. 151 ff. HGG-PL (polnische HGB) geregelt.
Folgende Gründungsvoraussetzungen müssen nach polnischem Recht vorliegen, Art. 163 HGG-PL:
- der Abschluss einer Satzung für die polnische GmbH
- die Erbringung von Einlagen zur Deckung des gesamten Stammkapitals der GmbH in Polen
- die Berufung des Vorstandes der polnischen GmbH
- die Bestellung des Aufsichtsrates der GmbH in Polen (optional)
- die Eintragung der polnischen GmbH ins Handelsregister (KRS)
zu 1. Abschluss eines Gesellschaftsvertrages über die polnische GmbH
Der Abschluss einer Satzung ist in Polen - genauso wie in Deutschland - eine Gründungsvoraussetzung für die Errichtung einer GmbH.
a. Form des Gesellschaftsvertrages
- Der Gesellschaftsvertrag muss auch in Polen notariell beurkundet werden.
b. notwendiger Inhalt der Satzung
- Firma (Name) und Sitz (in Polen) der polnischen Gesellschaft
- Gegenstand der Unternehmenstätigkeit der polnischen Gesellschaft
- Höhe des Stammkapitals der GmbH in Polen
- Angabe, ob ein Gesellschafter der GmbH einen oder mehrere Anteile übernehmen darf
- Zahl und Nominalwert, der übernehmbaren Anteile der Gesellschaft
- Dauer der polnischen Gesellschaft (sofern GmbH in Polen auf Zeit)
c. notwendige Dokumente bei der GmbH-Gründung nach polnischem Recht
Es darauf an, ob natürliche oder juristische Personen die Gesellschafter der zu gründenden polnischen GmbH sind.
Natürliche Personen müssen sich beim polnischem Notar mit Ihrem Personalausweis (ggfs. Reisepass) ausweisen. In Polen ist es üblich, dass auch die Namen der Eltern zur notariellen Urkunde gegeben werden. Dies ist - meiner Ansicht nach - aber kaum nachvollziehbar, da zwar im polnischem Personalausweis der Namen der Eltern stehen aber nicht im deutschen. Von daher helfen die Namen - bei der Identifizierung anhand des Ausweises zumindest bei Deutschen Gründern nicht weiter. Zu beachten ist auch, dass alle Vornamen anzugeben sind. Weiter ist vor dem Notar eine Willenserklärung über die Errichtung einer polnischen GmbH abzugeben. Wenn die ausländische Person der polnischen Sprache nicht mächtig ist, dann ist dazu die Anwesenheit eines in Polen vereidigten Dolmetschers nötig. Ein in Deutschland vereidigter Dolmetscher reicht hierfür nicht.
Ausländische juristische Personen müssen beim Notar ihren Gesellschaftervertrag im Original nebst einer beglaubigten Übersetzung (Polnisch) sowie eine beglaubigte Kopie des Handelsregisterauszuges, nebst beglaubigter Übersetzung vorlegen. Zu beachten ist dabei, dass man in Polen (Vollmachten etc.) am besten mit Vor- und Zunamen unterschreibt. Auch sollte die Unterschrift leserlich sein. Firmen stempeln neben der Unterschrift auch alle Dokumente ab.
zu 2. die Erbringung von Einlagen zur Deckung des gesamten Stammkapitals der polnischen Gesellschaft
Weiterhin ist von den Gesellschaftern das Kapital, das zum Erreichen der Wirtschaftsziele der polnischen Gesellschaft nötig ist, in die zu gründende Gesellschaft einzubringen. Man spricht hier in Polen - ebenso, wie im deutschen GmbH-Gesetz - vom sog. Stammkapital der Gesellschaft.
Das Stammkapital einer GmbH in Polen muss wenigstens 5.000,00 Zloty (dies sind ungefähr € 1.250,00) betragen, Art.154 HGG-Polen. Der Nominalwert eines jeden Anteils darf nicht geringer als 50 Zloty (rund € 150,00) sein.
Achtung: Das polnischen GmbH-Recht wurde geändert! Das Mindeststammkapital betrug vor dem 8. Januar 2009 noch 50.000,00 PLN betragen!
Die Erbringung des Stammkapitals durch die ausländischen Gesellschafter der polnischen GmbH ist auf zweierlei Arten möglich. Zum einen kann eine Geldeinlage (Barerbringung), andererseits aber auch eine Sacheinlage (Apport) erbracht werden.
- Die Geldeinlage - der Normalfall - kann in bar oder per Überweisung erbracht werden. Bei Überweisungen kann durchaus auch von einer ausländischen Bank auf das Konto der zu gründenden GmbH (GmbH in Gründung) das Stammkapital erbracht werden. Hier ist allerdings darauf zu achten, dass bei der Überweisung als Überweisungszweck, nämlich die Erbringung des Stammkapitals angegeben wird (z.B. Einlage zur Deckung des Stammkapitals). Zu beachten ist, dass Überweisungen von Deutschland nach Polen im Normalfall wenigstens 5 Tage benötigen. Sie brauche dazu den SWIFT - Code der polnischen Bank. Die sog. IBAN ist in der polnischen Kontonummer bereits enthalten. Deshalb sind die polnischen Kontonummern auch sehr lang und unübersichtlich.
Auch Bareinzahlungen auf das Konto der zu gründenden Gesellschaft (GmbH in Gründung) sind möglich und auch besser als die Überweisung aus Deutschland. Hier sollte aber genauso, wie bei der Überweisung, der Verwendungszweck genau angegeben werden, damit später der Nachweis der Erbringung der Stammeinlage nicht scheitert. Die Bareinbringung erfolgt - wie auch in Deutschland - nach der Errichtung der Gesellschaft (also nach dem Notartermin). Die Bank möchte aber meistens - neben den notariellen Urkunden - auch die sog. REGON (Statistikamtsnummer) der Gesellschaft haben. Diese wäre ebenfalls vorzuweisen. Das Problem ist das man zu diesem Zeitpunkt die REGOn meist nicht hat (man kann zwar auch für die GmbH in Gründung eine REGON beantragen, aber dies macht kaum Sinn, da später für die “richtige Gmbh” noch eine REGON beantragt werden muss). Die polnischen GmbH in Gründung kann schon ein Konto haben. Wenn die Bank hier Probleme macht, kann man auch ein Privatkonto eröffnen und dort das Geld einzahlen. Man gibt dann bereits der Bank den Auftrag das Geld dann später auf das Geschäftskonto zu überweisen. Das Registergericht will meist keinen Nachweis über die Einzahlung des Stammkapitals haben!
- Die Sacheinlage (der sog. Apport) als Stammeinlage ist auch möglich, Art. 158 HGG-Polen. Hier müssen aber in der Satzung zuvor genau der Gegenstand der Sacheinlage, der Name des Gesellschafters, der die Sacheinlage erbringt und die Zahl und der Nominalwert der dafür übernommenen Anteile aufgeführt sein, ansonsten wäre die Sacheinlage ja im Nachhinein nicht bestimmbar.
Wurde der Wert der Sacheinlage bei Gründung der Gesellschaft im Gesellschaftervertrag zu hoch angegeben, muss der Restbetrag nachträglich vom einbringenden Gesellschafter und vom Vorstand - als Gesamtschuldner - erbracht werden, so Art. 175 § 1 HGG-Polen! In der Praxis macht die Sacheinlage meist keinen Sinn, zumindest nicht bei Standardgründungen.
Zu beachten ist, dass die Vergütungen bei der Gründung der polnischen Gesellschaft, z.B. für Rechtsanwälte, Steuerberater und dem Notar, nicht aus der Stammeinlage vorgenommen werden dürfen, Art. 158 § 2 HGG-Polen. Deshalb steht auch meist in der Satzung, dass die Gesellschafter die Kosten der Gründung übernehmen und nicht die Gesellschaft.
Weiter darf auch nur der Gesellschaftervorstand ( in Polen nennt man den Geschäftsführer VORSTAND) über die Stammeinlage verfügen, Art. 158 § 3 HGG-Polen.
zu 3. die Berufung des Vorstandes der polnischen Gesellschaft
Die polnische GmbH wird durch den Vorstand (in Deutschland wird dieser der Geschäftsführer genannt) vertreten, Art. 201 HGG-Polen. Der Vorstand kann aus einen oder auch aus mehreren Mitgliedern bestehen, so wie auch im deutschen Gesellschaftsrecht.
Wie beim GmbH-Geschäftsführer (in Deutschland) muss der Vorstand nicht Gesellschafter der GmbH sein (Prinzip der Fremdorganschaft), Art. 201 § 3 HGG-Polen. Grundsätzlich werden die Mitglieder des Vorstandes durch Gesellschafterbeschluss berufen und auch abberufen. Der Normalfall ist die zeitliche befristete Bestellung des Vorstandes bis zur ersten ordentlichen Gesellschafterversammlung. Dies ist in Deutschland anders!
Das Recht eines Vorstandsmitgliedes der polnischen GmbH zur Vertretung der Gesellschaft kann gegenüber Dritten nicht rechtswirksam beschränkt werden, Art. 204 § 2 HGG-Polen, so ist dies auch nach deutschem Recht..
Gegen die Berufung einer ausländischen Person (hier ist die ausl. Staatsangehörigkeit gemeint) in den Vorstand der GmbH bestehen keinerlei Bedenken.
zu 4. die Bestellung des Aufsichtsrates der GmbH in Polen
Durch den Gesellschaftsvertrag kann - neben dem obligatorischen Vorstand - auch ein Aufsichtsrat oder eine Revisionskommission oder auch beide Organe zusammen, bestellt werden, Art. 213 HGG-Polen. In der Praxis kommt dies selten vor. Eine Rechtspflicht dazu besteht nur in wenigen Fällen.
zu 5. die Eintragung ins Register in Polen (KRS)
Einer der letzten Schritte bei der Gründung einer polnischen Gesellschaft mit beschränkter Haftung ist ihre Anmeldung beim Registergericht zwecks Eintragung der polnischen Gesellschaft in das Handelsregister. Grundsätzlich entsteht die polnische Gesellschaft mit ihrer Eintragung. Diese letzte Hürde wird häufig unterschätzt. Das polnische KRS (Registergericht) ist sehr streng. Selbst bei kleinsten Fehlern, die offensichtlich als Fehler zu erkennen sind und in Deutschland automatisch berichtigt würden, wird der Antrag zurückgewiesen. Dies führt zu Verzögerungen.
Die Anmeldung der GmbH in Polen muss auf einem speziellen Formularen erfolgen. Der Antrag auf Anmeldung ist von allen Vorstandsmitgliedern zu unterschreiben (leserlich), Art. 164 § 1 HGG-Polen.
Der Antrag auf Anmeldung muss folgende Mindestangaben enthalten:
- die Firma, Sitz und Anschrift der polnischen GmbH,
- der Gegenstand der Gesellschaftstätigkeit (Formular KRS-WM),
- die Höhe des Stammkapitals der GmbH,
- die Angabe, ob ein Gesellschafter einen oder mehrere Anteile übernehmen darf,
- die Vor- und Nachnamen und Adressen der Vorstandsmitglieder, sowie die Art und Weise der Vertretung der Gesellschaft (eine oder mehrere Personen),
- soweit Ausländer im Vorstand sind, die Erklärung, dass sie über keine PESEL-Nummer (persönliche Identifkationsnummer) verfügen,
- die Vor- und Nachnahmen der Aufsichtsratsmitglieder (soweit erforderlich),
- die evtl. Einbringung von Sacheinlagen,
- die Dauer der polnischen GmbH, sofern diese begrenzt ist,
- evt. Verweis auf Druckerzeugnis zur Bekanntmachung der polnischen Gesellschaft, wenn dieses im Gesellschaftervertrag erwähnt ist.
Der Anmeldung müssen beiliegen:
- die Satzung der GmbH,
- die Erklärung aller Vorstandsmitglieder, dass die Einlagen zur Deckung des Stammkapitals durch alle Gesellschafter vollständig eingebracht wurden,
- falls der notariell beurkundete Gesellschaftervertrag nichts über die Berufung der Organmitglieder der Gesellschaft der Gesellschaft, der Beleg über ihre Bestellung mit der Aufstellung ihrer personellen Zusammensetzung (Formular KRS-WK),
- eine Liste, die von allen Vorstandsmitgliedern unterzeichnet ist, mit den Angaben über Vor- und Nachname bzw. Firma aller Gesellschafter, sowie der Anzahl und des Nominalwertes der einzelnen Anteile (Formular KRS - WE),
- ein notariell beglaubigtes Muster der Unterschriften der Vorstandsmitglieder.
Die Eintragung der Gesellschaft im Register der Unternehmer muss nach gesetzlicher Vorschrift im Amtsblatt Monitor Sadowny i Gospodarczy (Gerichts- und Wirtschaftsanzeiger) öffentlich bekannt gegeben werden, Art. 13 LGRegG-Polen. Dazu wird vorher eine Überweisung auf das Konto des Registergerichts veranlasst ohne die keine Veröffentlichung erfolgt.
Des Weiteren hat der Vorstand binnen 2 Wochen nach der Eintragung der Gesellschaft eine eigenhändig beglaubigte Abschrift des Gesellschaftsvertrages mit dem Verweis auf das Gericht, bei dem die Gesellschaft eingetragen wurde, sowie das Datum und die Nummer der Eintragung bei dem zuständigen Finanzamt einzureichen, Art. 171 HGG-Polen. Dies ist deshalb wichtig, da die Steuernummer ohne dies nicht vergeben wird (NIP).
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